Al buscar alternativas y herramientas para ser más productivo cada día, el uso del correo electrónico puede convertirse en un “arma de doble filo”, ya que en un sentido puede agilizar la recepción de la información que necesites para resolver tus asuntos, o bien absorber gran parte de tu tiempo al querer evitar la saturación de mensajes que llegan sin parar, compartió Excélsior hoy en un artículo.
Tomar una actitud proactiva, en lugar de una postura reactiva al respecto, puede ayudarte a escapar de la prisión en la que puede convertirse tu propia bandeja de entrada y tener el riesgo de que baje tu productividad.
Aquí te compartimos unos consejos para tener una relación sana con Gmail, Yahoo, Outlook o cualquier otro servicio de e-mail que utilices.
PONTE A DIETA
Revisar correos cada 10 o 15 minutos puede afectar seriamente tu habilidad de concentración. Intenta adaptarte a una estrategia para revisar tu e-mail dos veces al día; puede ser una vez en la mañana y otra al final del día.
Definir una política de este tipo permitirá que te mantengas concentrado por más tiempo. Incluso puedes pedir que alguien te ayude a no caer en la tentación de revisar tu correo más veces de las necesarias.
CIERRA LAS ‘VENTANAS’
Apaga la aplicación de tu celular o evita tener abierta la bandeja de entrada en el navegador de tu computadora, hasta que ya sea hora de revisar tus correos. Si eres usuarios de Gmail, incluso puedes probar la extensión ‘Inbox Pause’, que permite poner los correos electrónicos en espera, hasta que ya se tiempo de recibirlos.
DESHABILITA LAS NOTIFICACIONES Y ALERTAS
Apaga los efectos de sonido de los recordatorios que se activan cuando te llega un correo, tanto en tu computadora, como en tu celular. Estas pueden convertirse en distracciones innecesarias que evitan que termines a tiempo las tareas más importantes.
DEPURA TUS SUSCRIPCIONES
Para mejorar tu productividad en lo que se refiere al correo electrónico, debes evitar que te lleguen esos correos a los que te inscribiste para recibir algún descuento o newsletter que jamás revisas. Elimínalos y reduce la cantidad de mensajes que saturan la bandeja de entrada, con solo retirar tu suscripción a ciertos servicios.
Puedes utilizar el servicio Unroll.me, el cual, además de librarte de varias suscripciones, te permite digerir con mayor facilidad cierta información de este tipo.
TOMA DECISIONES RÁPIDAS
Cada e-mail requiere una acción. Puedes aplicar la regla de los cinco minutos, si el e-mail recibido implica una acción que pueda completarse en ese lapso, entonces es preferible realizarla en ese momento. Ten un juicio rápido y responde con un simple sí o no.
Para otro tipo de solicitudes, evalúa cuanto tiempo requeriría esa tarea. Si se trata de un asunto que necesite tu atención después, tendrás que decidir si puedes archivar el e-mail en una carpeta especial, imprimirlo o bien agregarlo a tu lista de pendientes.
Asegúrate de agendarlo en un momento en el que puedas retomar la tarea y terminarla.
A veces la parte más difícil para limpiar tu bandeja de entrada será aceptar que tienes que negarte a peticiones y oportunidades. Recuerda que tu tiempo es limitado y muy valioso. No lo gastes en quedarte atrapado en tu correo electrónico.